a cura di Sofia Mao,
presidentessa in carica 2018-2019 e 2019-2020

Vi siete mai chiesti quali siano le responsabilità di un presidente di commissione?

Vorreste unirvi alla redazione ma non siete sicuri di quali siano i vari ruoli? Niente paura, i presidenti sono pronti a spiegarvelo!

Come prima cosa, un presidente deve conoscere i compiti di ogni ruolo e coordinarli tra loro:

• ARTICOLISTI:
  • Caricare l’articolo su WordPress entro la scadenza fissata.
• REVISORI:
  • Correggere grammatica e ortografia.
  • Selezionare foto con licenza libera dai siti permessi, annotandone la fonte.
  • Scrivere una didascalia accattivante per pubblicizzare l’articolo sui social.
• SOCIAL MEDIA MANAGER:
  • Pubblicizzare l’uscita di ogni articolo sulle piattaforme Instagram, Facebook, Telegram, negli orari di maggior affluenza.
  • Prendere accordi con il canale Telegram del Collegio.
  • Prendere accordi per condividere i nostri articoli sui profili IG e Fb del Collegio.

Per ogni pubblicazione, è necessario decidere:

• Tema/i che accomunino gli articoli, se gradito ai commissari.
• Gli articolisti, i revisori (non più della metà del numero degli articolisti), i SMM.
• Le date di scadenza! Sia per gli articolisti (concedere loro almeno 3 settimane per scrivere) sia per i revisori (almeno 3-4 giorni).

Per la pubblicazione sul BLOG bisogna:

• Creare gli account Editor su WordPress per i nuovi commissari.
• Assicurarsi che gli articoli vengano scritti e caricati su WordPress, revisionati in tempo, e caricati su Word.

Eventualmente, per pubblicare in CARTACEO:

• Trovare una o più anime buone che impaginino gli articoli con InDesign.
• Accordarsi con la Direzione per la stampa del PDF.
• Piegare i fogli e portare le copie in tutte le residenze.

Se c’è qualcosa che ho imparato in questi due anni, è che il 60% del lavoro del presidente è ricordare alle persone le DATE DI SCADENZA:

• Ricordare la data della riunione qualche giorno prima. Se volete risparmiare tempo, ripetete anche luogo e ora prima che qualcuno ve lo chieda.
• La data di consegna degli articoli.
• La data di scadenza per le revisioni.
• Le date in cui pubblicare gli articoli sui social.

Il restante 40% è così composto:

Presentare la commissione alle matricole per convincerle a unirsi alla nostra fantastica redazione. È consigliabile annotarsi i nomi di tutti coloro che alzano la mano a fine presentazione, per andarli a cercare in sede di elezione dei nuovi commissari.

Dopo che tutte le residenze hanno effettuato la scelta delle commissioni, raccogliere tutti i nominativi e i numeri di telefono e aggiungerli al gruppo WhatsApp per le comunicazioni. Cacciare dal gruppo tutti i vecchi commissari che non sono più in collegio o hanno abbandonato il Nadir tradendo il vostro affetto, e declassare senza pietà i loro account WordPress da Editor a semplici Collaboratori.

Procurarsi le credenziali per:

• Modificare il calendario collegiale, dove fissare le riunioni.
• L’account di presidenza della commissione su MyA, per generare il codice QR per rilevare le presenze.
• Blog del collegio.
• Gmail, nadir.home.blog, Instagram, Facebook. A meno che non abbiate una memoria di ferro, il nome utente sarà sempre redazione.nadir@gmail.com e la password la stessa per tutti i siti (create una nuova password ogni anno per onorare la nuova composizione del Nadir). Preparatevi a dover ripetere le credenziali ai commissari almeno due volte al mese.
• L’account info delle commissioni per stampare (per annunci, locandine…).

Organizzare le riunioni. Ciò significa:

• Decidere la data almeno 2-3 settimane prima, eventualmente chiedendo la disponibilità dei commissari tramite un doodle.
• Fissare la riunione sul calendario collegiale con largo anticipo onde evitare sovrapposizioni (che comunque avverranno). Se nel giorno e nell’orario scelto è stata fissata la riunione di un’altra commissione di cui fanno parte alcuni membri del Nadir, è buona norma scusarsi con il loro presidente di rubare loro la scena. È consigliabile evitare il venerdì e il sabato sera per permettere la partecipazione dei pendolari.
• Creare l’evento su MyA.
• Durante la riunione, raccogliere le presenze tramite il codice QR su MyA.

Durante la prima riunione (da fissare entro ottobre per iniziare i lavori al più presto) è necessario:

• Eleggere le cariche (presidente del maschile e del femminile, segretario, economo del maschile e del femminile, responsabile delle pubbliche relazioni).
• Ripresentare la commissione: i progetti in corso (blog, social, “Dark Side”, concorsi), i ruoli che possono essere scelti a ciascuna pubblicazione (articolista, revisori, social media manager).
• Decidere la linea del blog: livello di serietà degli articoli, quanto spesso pubblicare… Il mio consiglio è pubblicare almeno 4 volte in un anno, di cui almeno una volta prima delle vacanze di Natale, ed evitare le sessioni d’esame, per esempio fissare le scadenze per gli articolisti a novembre, dicembre, marzo, aprile.
• Raccogliere eventuali proposte.
• Se riuscite, progettate subito la prima pubblicazione (non avrete tempo di fissare un’altra riunione a breve perché tutte le sere saranno già piene di conferenze, riunioni e immatricolazioni).

Organizzare le cene di commissione, nel seguente modo:

• Fissare la data.
• Chiedere il permesso alla Direzione almeno 1 settimana prima, specificando il numero di commissari presenti. Se la cena sarà tenuta in un locale del Collegio, chiedere il permesso per occuparlo nell’orario prescelto.
• Ritirare il contributo economico.
• Raccogliere le preferenze ed effettuare l’ordine.

Organizzare le ore di formazione (è consigliabile effettuarle nel primo semestre o all’inizio del secondo):

• Chiedere ai commissari cosa vorrebbero imparare, che sia utile al nostro lavoro.
• Chiedere l’autorizzazione alla Direzione.
• Cercare un formatore e prendere accordi.

Redigere i bilanci, insieme agli economi: il bilancio preventivo (a inizio anno) e il bilancio consuntivo (a fine anno). Comunicarlo alla direzione, all’assemblea del maschile, all’assemblea del femminile.

Assicurarsi che il segretario rediga i verbali delle riunioni e li carichi sul Nas. La presidentessa del femminile dovrà caricare verbali e bilanci nella cartella Drive dell’assemblea femminile.

Compilare scartoffie: la “Scheda di presentazione della commissione” a inizio anno, la “Relazione sulla gestione del primo semestre”, e la “Scheda di verifica” a fine anno.

Registrare le presenze e i contributi di ciascun commissario alle pubblicazioni. A fine anno, consegnare il conteggio ore di ogni commissario alla Direzione.

E adesso tocca a voi: chi si candiderà per l’ambita carica di presidente del Nadir 2020-2021?